Soluzioni

Oltre a traguardare le nuove normative in materia di gestione documentale elettronica, gli strumenti di “Document Management” risultano essere il DEFINITIVO completamento di quelli di workflow management. Non a caso, sempre più spesso, le due entità sono confinate all’interno di un unico tool (v. Arxivar) che ne integra le funzionalità in maniera del tutto trasparente per l’utente finale. Il document management, oltre a rappresentare un valido strumento per l’eliminazione dell’uso della carta in azienda, costituisce lo strumento fondamentale per la veloce ricerca documentale attraverso tag (p.es. “fattura”, “2014”) e categorie documentali (p.es. “ciclo attivo”).

Affinché un’azienda, di qualsiasi tipo essa sia, possa “lavorare” al meglio è necessario che sia ben noto: 1) cosa fare 2) chi deve farlo 3) quando farlo. E’ problema comune a tutte le realtà assistite è proprio la non chiarezza di assegnazione delle responsabilità.
Per questo motivo, uno strumento che regola i “flussi di lavoro” preventivamente definiti e concordati, è FONDAMENTALE. Inoltre, l’adozione di un software che gestisca i “workflow” consente di: 1) avere tempi certi nell’esecuzione delle attività; 2) valutare l’efficienza delle risorse addette; 3) tracciare puntualmente lo stato di avanzamento delle attività. A valle dell’introduzione di detti software all’interno delle realtà si sperimenta, mediamente, un’ottimizzazione di costi e tempi pari al 30%. Esistono vari tool in commercio, destinati a tale scopo. La maggior parte di essi è basata su piattaforma "web".

La gestione dei progetti, all'interno dell'azienda, è determinante per la strategia industriale e commerciale. Il non rispetto delle tempistiche dei rilasci ha conseguenze nefate su tutto il ciclo produttivo. Per questo affidarsi è fondamentale che i progetti vengano pianificati, eseguiti e, soprattutto, condivisi con tutte le realtà aziendali, affinchè recepiscano criticità e spunti di interesse e ne tengano debitamente conto durante l'esecuzione dei lavori. Ecco i motivi per i quali i progetti vanno monitorati attraverso strumenti che ne permettano la facile lettura e la quantificazione dell'impegno di tutte le funzioni aziendali.