orChestra

"Puoi avere anche dei fuoriclasse in squadra ma, se non hai un maestro, la tua orchestra non andrà mai a tempo". logo 

Deve essere proprio questo ciò che ha indotto il mondo dell'informatica a sviluppare software destinati a gestire i flussi di lavoro interni ed esterni all'azienda.I "workflow" nascono con lo scopo di individuare:, in un processo:

  • cosa fare
  • chi deve farlo
  • quando farlo.

Orchestra è la soluzione di Officina 71 che consente di introdurre in azienda un "maestro" preciso e senza perdita di memoria. 

orchestra@Officina71

E’ problema comune a tutte le realtà assistite è proprio la non chiarezza di assegnazione delle responsabilità. Inoltre, nei processi articolati su periodi temporali medio-lunghi non sempre è immediato tenere a mente le scadenze e le attività da portare a termine. 
Per questo motivo, uno strumento che regola i “flussi di lavoro” preventivamente definiti e concordati, è FONDAMENTALE. Inoltre, l’adozione di un software che gestisca i “workflow” consente di:

  • avere tempi certi nell’esecuzione delle attività;
  • valutare l’efficienza delle risorse addette;
  • tracciare puntualmente lo stato di avanzamento delle attività.

Una struttura semplice consente di avere sempre sott'occhio lo stato di avanzamento dei flussi aziendali.

Sezioni principali

INBOX SUBMIT STATUS ACTIVITIES
inbox submit status activities
Elenco delle richieste che richiedono la tua attenzione Elenco dei flussi attivabili Stato di avanzamento delle richieste immesse Elenco delle attività effettuate sulla piattaforma

 

Terminologia

I concetti alla base della soluzione sono così individuabili:

  • entry: pratica da lavorare ossia insieme di attività da eseguire allo scopo di completare un procedimento (p.esempio: Richiesta ferie oppure Richiesta di Acquisto)
  • flow: "percorso" della pratica ossia percorso lungo il quale ci sono le postazioni di lavoro che concorreranno al disbrigo della "pratica"
  • desk: individua la "postazione di lavoro" ossia l'assegnatario (o gli assegnatari, se più di uno) in capo al quale vi è attività da eseguire (per esempio Ufficio di Produzione e Ufficio Acquisti)
  • task: "attività" facente parte del "percorso" che la "pratica" deve percorrere (per esempio "richiesta" e "approvazione")
  • agent/team: soggetto o gruppo di soggetti deputato/i ad eseguire una specifica attività (per esempio "Mario Rossi" o "Ufficio Aquisti")

Funzionalità

  • notifiche: messaggi email automaticamente generati verso gli specifici attori del processo
  • checklist: possibilità di dare evidenza visiva delle attività svolte e di quelle non svolte
  • documents: possibilità di trasformare in pdf la singola "pratica" in qualsiasi momento del suo "percorso" e renderla fruibile all'esterno
  • folders: sezioni nelle quali organizzare e smistare le varie tipologie di "pratiche"
  • parent-child: possibilità di attivare una relazione padre-figlio tra diverse "pratiche" (per esempio: candidato (parent) - esperienze professionali (figlio))
  • scheduling: possibilità di schedulare singole attività a decorrere dall'inizio del processo (per esempio: "verificare dove si trovano i prodotti ordinati dopo tre settimane dall'ordine")
  • expiration: possibilità di automatizzare l'attività in capo ad una singola "postazione di lavoro" qualora l'attività non venga svolta nei tempi previsti (utile nei casi di "silenzio-approvazione" o "silenzio-rigetto")
  • escalation: possibilità di trasferire la "pratica" al responsabile di un "agente" che non ha fornito una risposta nei tempi previsti (per esempio "sottoporre la pratica all'approvazione di Veronica Verdi poichè Mario Rossi non si è espresso in merito")

A valle dell’introduzione di detti software all’interno delle realtà si sperimenta, mediamente, un’ottimizzazione di costi e tempi pari al 30%.